Profesjonalna organizacja większego wydarzenia wymaga sporo pracy i zapału. Nie każdy odnajdzie w sobie takie pokłady energii, dlatego powinny się za to zabierać osoby kompetentne. Jeśli jednak dopiero zaczynasz i potrzebujesz porady jak zorganizować konferencję, to ten artykuł nieco ci w tym pomoże.

Konferencje w Bydgoszczy krok po kroku

Konferencje w BydgoszczyJeszcze zanim będzie można podjąć konkretne kroki, trzeba wszystko dokładnie zaplanować. Pierwsze, co musisz przemyśleć to wizja tego wydarzenia. Do kogo ma być ono skierowane? Jaki jest jego konkretny cel? Być może chcesz po prostu poruszyć jakieś ważne zagadnienie pod względem społecznym. Może zależy ci na edukacji. Zdecyduj, jaki będzie efekt końcowy. Dzięki spójnej koncepcji uniknie się szumu komunikacyjnego i tego, że ludzie nie będą wiedzieli dla kogo jest ten event. Musisz także określić temat, jaki będzie poruszony. Kiedy już to wiadomo, można w sposób chwytliwy go sformułować, aby przyciągał określoną grupę odbiorców. Kiedy już wiesz, po co ma się odbyć to wydarzenie, musisz dokładnie opracować budżet. Chodzi zarówno o ten podstawowy, jak i awaryjny. Zawsze może zdarzyć się coś nieoczekiwanego, więc trzeba liczyć pieniądze trochę „”na górkę””. Konieczne jest też rozplanowanie, gdzie konferencja ma się odbyć i w jakim czasie. Te wszystkie czynniki trzeba sobie dobrze przemyśleć. Dla mam z dziećmi dobrą porą może być czas przed południem, ale dla biznesmenów już niekoniecznie. Jeśli zaś chodzi o salę, musi być dobrana do planowanej ilości osób i posiadać zaplecze techniczne. Powinna mieć także w miarę dobrą akustykę i po prostu pozwalać na to, aby wygodnie spędzić tam ten określony czas.

Organizacja konferencji w hotelu

Organizacja konferencjiKiedy już wszystko jest zaplanowane, pora na konkretne działania. Jednym z kroków jest zaproszenie mówców. Postaraj się, aby byli oni jak najbardziej kompetentni i mogli ciekawie przekazać posiadaną wiedzę. To zawsze przyciąga zainteresowanych. Przy tym nie zapomnij, aby załatwić tym osobom noclegi w Bydgoszczy. To obowiązek organizatora. Następnie domykane są już wszystkie pozostałe procesy związane z płatnościami i przygotowaniami. Później natomiast pozostaje tylko uwiecznić przebieg wydarzenia. Poza wspomnianymi działaniami nie należy zapominać o działaniach nagłaśniających. Reklama stanowi bardzo ważny punkt, jeżeli chce się, aby na konferencję przyszły osoby z zewnątrz. Trzeba dokładnie przemyśleć sposoby promocji. Na różnego rodzaju wydarzenia przydają się nieraz hotele w Bydgoszczy. Posiadają często dobrze wyposażone sale konferencyjne. Przy tym uczestnicy spoza miasta nie będą musieli daleko się przemieszczać, aby wziąć udział w prelekcjach. A właśnie, trzeba też zaplanować, kto ma wystąpić w roli prelegenta.

Imprezy firmowe jako afterparty

Imprezy firmoweCzasami konferencja jest doskonałym pomysłem na wstęp do spotkania integracyjnego. Pracownicy mogą na przykład jechać wspólnie na szkolenie, a potem wspólnie się bawić. Tego typu imprezy okolicznościowe z pewnością będą większą radością dla zatrudnionych niż sztywna kolacja w restauracji. Impreza integracyjna – o tym pamiętaj:

powinna odbywać się gdzieś w pobliżu konferencji

  • dobrze by było, gdyby pojawił się catering
  • ciekawą możliwością jest też wynajęcie dj-a
  • ją także trzeba dokładnie zaplanować.

Pracownicy, którzy wcześniej wspólnie wezmą udział w konferencji na jakiś ciekawy temat, będą mieli więcej tematów do rozmowy. Mogą być tam poruszane kwestie jak najbardziej związane z umiejętnościami cenionymi w firmie. Podczas takiego wyjazdu zatrudnieni lepiej się zintegrują i nie będą czuli się tak bardzo przymuszeni do wspólnej zabawy, jak podczas typowej integracji. Dobrze jest, kiedy wszystko odbywa się poza miastem, w którym pracują. Imprezy firmowe w Poznaniu, podczas gdy przedsiębiorstwo znajduje się w Bydgoszczy, będą ciekawym oderwaniem się od rzeczywistości. W takich warunkach ludzie znacznie lepiej zżywają się ze sobą niż wtedy, kiedy myślą tylko o tym, aby móc już wrócić taksówką do domu.


Więcej informacji można znaleźć:


Podsumowanie

Konferencje to sposób na pozyskanie interesującej wiedzy na wiele różnych tematów. Warto je organizować, ponieważ można się na nich dokształcić, a także poznać fantastycznych ludzi. Odbywająca się konferencja może też być mniej typową okazją do zorganizowania imprezy firmowej.